La
administración de proyectos es la forma de planear,
organizar, dirigir y controlar una serie de actividades realizadas
por un grupo de personas que tienen un objetivo especifico, viene
a ser la manera de como los administradores emplean sus
conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para la
realización de un proyecto, en donde van a toman en cuenta el
tiempo, capital, materiales, recursos humanos y tecnología, y así
poder llegar al objetivo del proyecto.
Se
emplea la administración de proyectos en las organizaciones, donde
pueda llegar a una solución de algún tipo de problema que se pueda
estar presentando en la organización, para ello se va ver su
importancia, sus funciones y así poder llegar al objetivo del
proyecto.
Para
poder llegar al objetivo del proyecto, tenemos que emplear una
planeación, organización, dirección, control, y así poder
satisfacer los requerimientos del proyecto.
la
administración de proyectos es la forma de planear, organizar,
dirigir y controlar una serie de actividades realizadas por un grupo
de personas que tienen un objetivo especifico
El Gestor de Proyectos Planner es un programa de propósito general herramienta de gestión que ofrece una variedad de características, que están disponibles a través de 4 diseños de pantalla independientes denominados puntos de vista, a las mismas que se accede haciendo clic en los iconos de la barra de herramientas de la izquierda en la ventana Planificador.
La gestión de Proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos y costo. Un plan de Proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en una hoja de notas. O puede ser complejo, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto del Proyecto de millones de dolares.
La mayoría de los Proyectos comparten actividades comunes, como la división del Proyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas, la comunicación entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo.
ETAPAS
DE UN PROYECTO
Desde
un punto de vista muy general puede considerarse que todo proyecto
tiene tres grandes etapas:
Fase
de planificación. Se trata de establecer cómo el equipo de
trabajo deberá satisfacer las restricciones de prestaciones,
planificación temporal y costo. Una planificación detallada da
consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca son bien
recibidas.- Fase de ejecución. Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realización propiamente dicha del proyecto, la ejecución de la obra de que se trate. Responde, ante todo, a las características técnicas específicas de cada tipo de proyecto y supone poner en juego y gestionar los recursos en la forma adecuada para desarrollar la obra en cuestión. Cada tipo de proyecto responde en este punto a su tecnología propia, que es generalmente bien conocida por los técnicos en la materia.
- Fase de entrega o puesta en marcha. Como ya se ha dicho, todo proyecto está destinado a finalizarse en un plazo predeterminado, culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado, comprobando que funciona adecuadamente y responde a las especificaciones en su momento aprobadas. Esta fase es también muy importante no sólo por representar la culminación de la operación sino por las dificultades que suele presentar en la práctica, alargándose excesivamente y provocando retrasos y costos imprevistos.
A
estas tres grandes etapas es conveniente añadir otras dos que, si
bien pueden incluirse en las ya mencionadas, es preferible nombrarlas
de forma independiente ya que definen un conjunto de actividades que
resultan básicas para el desarrollo del proyecto:
Fase
de iniciación. Definición de los objetivos del proyecto y de
los recursos necesarios para su ejecución. Las características del
proyecto implican la necesidad de una fase o etapa previa destinada
a la preparación del mismo, fase que tienen una gran trascendencia
para la buena marcha del proyecto y que deberá ser especialmente
cuidada. Una gran parte del éxito o el fracaso del mismo se fragua
principalmente en estas fases preparatorias que, junto con una buena
etapa de planificación, algunas personas tienden a menospreciar,
deseosas por querer ver resultados excesivamente pronto.- Fase de control. Monitorización del trabajo realizado analizando cómo el progreso difiere de lo planificado e iniciando las acciones correctivas que sean necesarias. Incluye también el liderazgo, proporcionando directrices a los recursos humanos, subordinados (incluso subcontratados) para que hagan su trabajo de forma efectiva y a tiempo.
PLANIFICADOR DE TAREAS VISTA
Vista de tareas
se utiliza para lo siguiente:
Definición de tareas: se descompone el
proyecto en tareas más pequeñas y manejables
La secuenciación de tareas: identificar las dependencias entre
las tareas y otras restricciones a través del cuadro de diálogo Propiedades de
la tarea, en la ficha predecesores.
Estimar la duración de tareas: estimar el tiempo que se tarda en
completar las tareas
Cálculo de costos de tareas: estimación de lo que costará para
completar las tareas
Ver Gantt
La Vista de Gantt combina el diagrama de Gantt con una versión abreviada de la vista de tareas.
Un
diagrama de Gantt es una representación gráfica de todas las tareas que un
proyecto se compone de. Cada barra en el gráfico es una representación gráfica
de la longitud de tiempo se ha previsto la tarea de tomar. El diagrama de Gantt
no ofrece todas las características que no están disponibles en los puntos de
vista de otros, pero es una herramienta valiosa para la Gestión de Proyectos de
la forma en que permite al usuario ver los datos del proyecto.
Planificador de vista de
Gantt
La Vista de Gantt le permite:
Ver una representación gráfica de la programación del proyecto
Manejar las relaciones de trabajo mediante arrastrar y soltar
Manejar las relaciones de trabajo mediante arrastrar y soltar
Utilice el zoom in y zoom out para ver las características diferentes niveles de detalle
Ver los recursos asignados a cada tarea
Usted
puede cambiar lo que las columnas son visibles eligiendo Ver - Editar columnas visibles.
Este
cuadro de diálogo le permitirá añadir, eliminar y reordenar las columnas de la
vista de Gantt. La misma función está disponible en los puntos de vista otros
aspectos.
WBS
Se
define como una estructura de la programación para agrupar, sólo a modo de
repasar los comandos para WBS, dado la simpleza del ejemplo no se justificaría
la organización en un WBS del programa.
Ejemplo
Ingeniería
Adquisiciones
Construcción
Vista de recursos - Planificador de la Vista de recursos.
Tareas
En este punto ya se debe haber establecido la
secuencia de la lista de tareas, por lo tanto el programa está preparado para
organizar las tareas con una estructura jerárquica desde la perspectiva más
amplia a la más detallada.
Las tareas se dividen en dos tipos:
Tarea de Resumen: Son tareas con un nivel superior al de las otras tareas. Normalmente
estas tareas representan los capítulos en los que se compone el proyecto.
Ejemplo: preliminares, concretos, etc.
Subtareas: Son tareas que figuran por debajo de las tareas
de resumen. Estas son tareas reales asignadas a recursos. A su vez estas
subtareas pueden ser tareas de resumen de otras subtareas. Ejemplo: Excavación
de 0 – 2 m, instalación de mesón de acero inoxidable
La opción tareas en el proyecto, es el lugar donde
se asignan cada una de las actividades a desarrollarse con determinados tiempos
de duración y que lo cumplirán determinados recursos.
Recursos
La opción de manejar recursos en un
proyecto cualquiera, se debe tener claro que existen 2 tipos de recursos: los
de mano de obra (trabajo), equipos o materiales. Los de Trabajo pueden ser
ingresados como un recurso individual de mano de obra, por ejemplo podemos
ingresar un recurso a una actividad como un pintor por ejemplo o un jornal y
manejar el costo individual del recurso, o podemos ingresar la cuadrilla
completa y calcular el costo promedio de la cuadrilla.
La Vista de recursos le permite
acceder a las siguientes características:
* Gestión de recursos lista, incluyendo tanto los recursos humanos y materiales
* Grupo de gestión de recursos
* Gestión de los recursos de costos
* Vista Uso de recursos
* Gestión de recursos lista, incluyendo tanto los recursos humanos y materiales
* Grupo de gestión de recursos
* Gestión de los recursos de costos
* Vista Uso de recursos
Planificador de Recursos Uso de Vista
La vista Uso de recursos muestra la disponibilidad de recursos en base a las tareas que han sido asignados. Se diseño es similar al diagrama de Gantt, pero éste es organizado por los recursos.
La línea de resumen muestra la disponibilidad del recurso. La disponibilidad de cada recurso puede ser enrollado de manera que sólo la línea de resumen se muestra al hacer clic en el triángulo situado junto al nombre del recurso.
El detalle muestra cada tarea que el recurso es asignado a la vez y que la tarea está programada para se representa por una barra en el gráfico. Sobreasignaciones se muestran en rojo en la barra de resumen, y es fácil ver dónde están las asignaciones de tareas se alinean para crear la sobreasignación.